2022免費線上會議軟體功能比較(附圖表) – 商務會議、線上教學、親友聚會必備

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線上會議軟體圖表功能比較

內容大綱

一、線上會議軟體趨勢

近幾年,由於Covid-19的關係,大家對於線上會議軟體的使用需求逐漸增高。我們從Google Search Console的搜索量也看到,20214月至5月疫情爆發後,線上會議軟體的搜索量有顯著的增加(圖1)。線上會議軟體,不旦省去人們舟車勞頓通勤的時間還大幅降低企業的差旅費,雖然會議的場所改變,但唯一不變的是,一場高品質的線上會議,必定能大幅提升企業溝通成本和工作效率。

以下我們針對不同使用者(商務會議、課程教學、家庭聚會),在線上會議中可能會碰到的使用情節、常用功能,整理出4款線上會議軟體的星級評比和實際使用優缺點心得分享。

線上會議5年搜尋量
▲線上會議5年搜尋量
(來源:Google Search Console)

(延伸閱讀: 時間不夠用? 你只需要知道這4招,有效提升工作效率)

二、線上會議軟體種類、功能解說

(1) Zoom – 適用多元用途的線上會議軟體
• 適用時機: 線上講座、線上說明會、線上課程、線上活動、線上讀書會
• 功能豐富性: ★★★★★
• 使用便利性: ★★★★☆

Zoom 是全球最受歡迎的線上會議軟體。Zoom支援手機和電腦,從2020光是手機APP下載次數就高達4.85億次。Zoom在2021時活躍的線上會議參與者更是增長了2900%。之所以Zoom會受到全球各地使用者的青睞,很大一部分要歸功於Zoom的功能完整性。

特色功能

(a)免登入帳號

Zoom 不需要像Googlemeet、Skype、Line一定要登入你的Email或帳號才能使用,線上版取得會議連結,不需安裝軟體,直接輸入匿名即可進入會議室。之前疫情時,我報名很多免費線上講座或說明會,但我很擔心我給了它們Email帳號或加入Line,後續一直被騷擾。對於使用Zoom這樣的軟體,就可以免除這樣的疑慮。

(b)超多可愛Emoji

Zoom的Emoji非常多元,適合線上課程使用。為了怕與會者分心,主講者可以利用Emoji與學生互動,同學打字回答會花上較多時間,就可以利用Emoji代替。我特別喜歡「舉手」這個功能,有時候主講人可能講得太忘我,與會者舉手可以即時讓主講人知道他們有問題,而立刻被解答。

Zoom Emoji
▲Zoom Emoji

(c)共同協作筆記

Zoom的白板功能讓主講者方便補充講義以外的重點。同時如果與會者有看不明白的地方也可以共同協作直接編輯與主講者互動。主講者也可以利用這個白板,讓與會者作答之前上過/討論的內容,從他們的解答得知是否已將會議內容吸收。

Zoom白板
▲Zoom白板

(d) 支援錄影

線上會議有可能與會者臨時缺席、晚到,Zoom免費版支援主講人錄影。您可以隨時使用暫停/停止錄製按鈕。結束錄影時,錄影檔案將被轉換成MP4格式保存。另外,保護主講人的內容智慧財產權,也可設定禁止與會者錄影。

(2) Googlemeet – 人人皆可輕鬆上手的線上會議軟體
• 適用時機: 週會、例行會議
• 功能豐富性: ★★★☆☆
• 使用便利性: ★★★★☆

Google Meet 是Google集團旗下開發的線上會議軟體,使用介面上非常直觀,可以和多款Google產品做結合,非常適合中小企業使用。比較可惜的幾個缺點是它無法錄影,簡報畫面區塊較小,對眼睛閱讀上較為吃力,另外他無法在會議中傳輸檔案、圖片,只支援傳送雲端資料連結,所以較不適合用在線上教學用途上。

特色功能

(a) 免費在線時間長

相比起Zoom免費版只提供40分鐘,Google Meet時間限制長達24小時,對中小企業的每周工作進度匯報討論已經非常足夠。

(b) 置換背景

Work From Home的工作者若想保留隱私,不希望其他人看到自己的背景,就可以利用「套用視覺功能」把背景換成各式各樣的風格。如果你是自營工作者,也可以把這個背景圖當成是你的行銷背板放上你的Logo和產品凸顯自我特色和專業。另外,假設你擔心在家沒化妝氣色較差,可以下載Snap Camera,達到美顏效果。Snap Camera有多款濾鏡可以替換,非常方便。

( 延伸閱讀: 【視訊開會來不及打扮?】Snap Camera 濾鏡可一秒美肌、變身馬鈴薯,Zoom、Teams 都可套用)

Google Meet 背景效果
▲Google Meet 背景效果
來源: Workspace
Snap Camera 濾鏡
▲Snap Camera 濾鏡

(c) 結合Google Calender 發送行程通知提醒

Google Meet可以直接從Google Calendar 設定時間,用 Email 來邀請與會者,也能貼心地設置會議開始前幾分鐘跳提醒和每周重複的會議。另外,Google Meet 也結合 Google 周邊應用程式像是行事曆、雲端文件、簡報等等,可輕易整合會議記錄,非常方便實用。

利用Google Calendar發送Google Meet會議連結
▲利用Google Calendar發送Google Meet會議連結
(3) Skype – 跨國線上會議軟體首選
• 適用時機: 跨國團隊會議、企業各部門合作會議、跨國公司合作會議
• 功能豐富性: ★★☆☆☆
• 使用便利性: ★★★★☆

許多外貿中小企業因為擔心公司資安問題,會禁止員工使用上述兩種線上會議軟體。不過因為做得是跨國生意,大部分的國外客戶皆有使用Skype的習慣。因此會更常使用Skype來做跨國性線上會議。

Skype比較麻煩的是,一定要下載Skype軟體和知道與會者帳號,才能與他們做線上會議。Skype最初多用在即時溝通上,所以客戶通常要有一定熟度才願意提供他的帳號給您。此外,Skype在線上會議功能上較陽春,共享畫面和傳輸文件上的畫面切換上並不是那麼直覺。另外,假設客戶剛好人在外面但又急需要確認產品規格,其實Facetime也是個不錯的選擇,客戶只需要點擊你提供的連結即可參加線上會議。

( 延伸閱讀: 如何 FaceTime 多人通話?這一篇教你怎麼做)

Skype線上會議操作介面
▲Skype線上會議操作介面
(4) Line – 親朋好友多人線上會議的最佳利器
• 適用時機: 親朋好友聚會
• 功能豐富性: ★☆☆☆☆
• 使用便利性: ★★★★☆

每個地區都有一個主流的即時通訊軟體,香港、歐美較常用WhatsApp,台灣最常用的是Line,現在在台灣就擁有2100萬活躍使用者。Statista統計報告也指出,Line佔台灣社交平台使用量的88%。一般來說,Line是以親朋好友的線上溝通工具較為普遍,由於我們每個月至少需舉辦30-50場線上會議、線上教學,因此遇過非常多突發狀況,比方沒有麥克風、麥克風沒有聲音、對線上軟體較不熟悉的使用者,由於Line在台灣的使用滲透率非常高,幾乎每個人都會在手機安裝Line,所以遇到上述的情況,Line就會作為我們線上會議的備用選項。

不過,畢竟LINE是以社群聊天為主的應用程式,Line 比起前面提及的線上會議軟體功能支援度有許多不足。例如主持人無法預先設定關閉與會者的麥克風,有時候突然中途有人加入會議,但沒有關MIC,就很容易被它的背景噪音干擾而被短暫終止會議。

三、4 大線上會議軟體特色比較表

4 大線上會議軟體特色比較表
▲ 4 大線上會議軟體特色比較表

四、線上會議軟體注意事項

(1) 利用鬧鐘提醒自己會議時間

因為線上會議不是實體,所以很常我們忙著手邊的工作就忘記時間,可以利用電腦或手機的鬧鈴在10分鐘前再次提醒自己。有些線上會議只有開啟會議者有權限讓與會者進入會議,如果你遲到了,主持人就很容易被干擾而影響會議進度。

(2) 虛擬背景

雖然現在WFH是趨勢,不過如果背景過於凌亂,對商務會議來說,多少會顯得不夠專業,可以提前5分鐘前進入線上會議,幫自己設定一個文青的背景,更顯得你對這場線上會議的重視。

線上會議軟體虛擬背景
▲線上會議軟體虛擬背景
(3) 線上會議不可或缺的設備

(a) 耳機: 如果您是各自使用筆電和桌機參與會議的參予者,普通的耳機收音和談話已經夠用,如果還聽不清楚則建議記得調節以下電腦的「混音程式」。

(b) 麥克風: 如果是一群人利用大屏幕去聽線上會議,則建議外接一個麥克風,與會者需要說話時才開啟麥克風,降低可能產生的回音。麥克風品牌建議Hyperx和圓剛的指向型麥克風。記得線的長度要選擇長一點的。

(c) 視訊鏡頭:如果是使用手機和筆電連線,通常內建已有視訊鏡頭。但如果您需要展示產品和不同角度,則建議可以選擇1920*1080像素以上的網路攝影機(Webcam),羅技Logitech和圓剛都是不錯的選擇。

Hyperx指向型麥克風
▲Hyperx指向型麥克風
來源: Hyprex官網

五、如何利用線上會議軟體提升工作效率

線上會議大幅降低我們交通往返的時間,也能輕鬆讓身處在世界各地的人做到跨國會議,真的是非常方便。線上會議能使用的用途非常廣泛,今天如果我需要長時間線上授課,我就會選擇Zoom,它的Emoji和白板都能方便讓我和學生做互動,避免學生打瞌睡或分心。如果我需要和企業做會議,則會選擇介面非常親民的Google Meet,縮短大家學習線上會議工具的時間。有時我可能還需要和國外製造商和合作團隊做討論,我則會選擇大家都已經很熟悉的Skype。至於親朋好友的旅遊聚會討論,我則會利用LINE做快速溝通。

美佳能國際有將近 9 成5的業務聯繫和溝通都是透過遠端線上會議完成,因應疫情嚴峻,在無接觸的情況下,希望你們也都能透過線上會議完成困難又專業的工作。

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