寫開發信範本無頭緒嗎? 高回覆開發信範本就要這樣寫!

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開發信

內容大綱

【這篇適合】

  • 想從事外銷開發的中小企業夥伴
  • 不知如何撰寫開發信的業務經理
  • 想節省時間達到開發效率的主管
  • 尋找國外經銷合作的創業家

從業多年來,工作狂的我養成一個習慣: 每天起床第一件事,不是沖咖啡、不是洗臉刷牙,而是開啟收件匣看有沒有新郵件 ,並即時回覆信息,身邊許多企業朋友也有這樣的習慣,可見電子郵件在商業中扮演重要角色,閱讀許多國內外寄給我們的業務開發信後,從信中不僅能看出公司的專業項目,更是業務經理的撰文能力。

當一間企業每日幾十甚至上百封的郵件如雪片飛來,無法一時間消化這麼多信件時,言簡意賅、邏輯清楚及條理分明是開發信的關鍵之一,相信沒有人想在公司做長篇閱讀測驗吧! 有別於西方文化在開發信中著重撰寫內容,台灣喜歡用豐富的上色文字、鮮豔的圖片代替,就像路邊的傳單一樣,一方面失去信件內容的正式與誠懇,更容易因視覺疲勞、銷售目的太強被視為「垃圾信件」而直接扔進垃圾桶。

如何提升開發信(EDM)開信率及回覆率呢?

「結構內容」:結構內容是否符合商業格式? 是否具商業之專業性?

「換位思考」:若是您收到了自己所撰寫之信件,會不會想點擊閱讀?

「說服行動」:是否打中客戶痛點? 以及啟發客戶行動?

結構內容部分,我們又可以將開發信分為主旨及內文:

撰寫開發信主旨

開發信主旨決定開發信是否被點擊的關鍵 ! 客戶閱覽主旨時大約僅幾秒的時間,就會判斷是否點擊或移至垃圾桶,建議文字字符不要太多,太多會因版面限制而被換行或以…呈現;主旨內容更要呈現出關鍵詞、減少標點符號,若您能在主旨附上問句打中客戶痛點、或寫出自己的優勢、優惠/特惠都是增加開信率的方式

1.  以問句打中客戶痛點
2. 展現自我優勢
3. 加上客戶名字
4. 加入和時事相關的主題
5. 開發信主旨字數不要過多
6. 標點符號不要太多

• SPQ® , a famous FDA grade screw manufacturer in Taiwan
• John, are you looking for the best quality wire set?
• 【Free sample】100% Organic oil , GMP and Halal certification
• Innovation Packing – Gel, Liquid, Powder in various type Sachets – reducing 70% space in shipping for your Skin Beauty Supplements

( 延伸閱讀: 用一段話創造商機,提高客戶開信率! 撰寫開發信主旨時訣竅在這裡! )

撰寫開發信內容架構

我們可以將開發信分成五個區塊

(一) 自我介紹

【開頭】: 避免稱呼Sir and Madam,沒有特定對象且太過廣泛,且多人會直覺認為「這是廣發郵件,應該是銷售」「這封信到底要給誰」,應以對方名字/職稱(例如Purchasing Manager,採購經理) 為稱呼,既表尊重也備感親切,另外如果公司有很多產品線,可再前面加上該特定產品名在加職位Garden Shears Purchasing Manager。

【問候】: 說明如何得知對方 (以免對方感到詫異,你從何處知道我的)

• We noticed your company from Taipei auto show.
• Glad to know your company from ICC.

【介紹公司】 介紹自身公司的歷史與合作夥伴等

Our company, oo, specialized in OO for 48 years, with customers A、B、C, etc. We have five branches in Vietnam and Taiwan. We employ more than 500 people .We specialized in OO for 48 years, with customers A、B、C, etc., We hope to find a way to cooperate with you.

(二) 產品介紹

凸顯某產品特色

承接前段的簡介,若您已瀏覽並了解該公司網站與資訊,即可針對該客戶的需求與服務項目,開始聚焦在單一型號的產品,並列出該型號的優勢(認證、良率等),您也可以針對該產業的痛點去提出解決方案 (例如:競品普遍有溫度過高的問題,自家的產品解決了這個情況)

We hope to establish the business relationship with you! We launched a new oo model last month. We have pioneered new ways of reducing energy costs and high temperature! This model is very suitable and durable for your device. It’s robust and could run in very low temperature. If you would like to know more information, please visit www.oo.com.

優勢部分可列表

• We guarantee 100% made in Taiwan
• 5-year warranty
• Virus free, Top class quality, no delay
• We guarantee manufacturer has CE, SGS and FDA certification

(三) 請求客戶做出行動

如漁夫捕魚,前兩段像在灑網及釣餌 (講述該產品的優勢),當魚群(意願與興趣)湧入後,第三段可慢慢開始收網,表達自己的目的,邀請客戶做出行動(測樣、線上會議了解彼此、成為代理商、電話聯繫等)

• If you were interested to model XXX, would you like to test our sample?
• Possible we could arrange a phone call meeting via zoom to talk model XXX on 13th March 2pm(GMT+8)?
• Would you be able to chat on the phone for 10 minutes to know us next week on Mon at 10 pm (GMT+8)?
• We are looking for great distributors, wholesalers, retailers to collaborate and promote in the local market.
• I would like to invite you discussing further corporation via zoom to talk model XXX on 13th March 2pm.

(四) 感謝對方

最後,別忘了向對方表達感謝,並靜候對方的回覆、或者轉寄予相關負責人

• Thanks for taking your time to read my Email. If you are not right contacts, please kindly transfer to relevant parties.
• I am looking forward to your reply.
• I look forward to hearing from you soon.

(五) 留下寄件人資訊

記得附上祝福語及公司聯絡資料,已讓對方知道是回信給什麼人、職位、公司

祝福語

• Yours sincerely,
• Respectfully,
• Sincerely,

名稱、職稱、電話、(可再加上地址)

Tina Huang
Project Manager, XXX company
+886(切記要加上國碼)-933-xxx-xxx

撰寫開發信時有什麼要注意的呢?

• 寄送前先行研究客戶網站、查找該客戶海關數據的採購行為,不僅能找到Keyman,更能針對該公司服務背景及項目撰寫EDM,啟發客戶興趣

(延伸閱讀: 3大搜尋方向讓你透過海關數據查詢潛在客戶並找到採購信箱!)

• 避免用Sir and Madam等廣泛稱呼,應稱呼對方名字/職稱

• 避免附上過多圖片、連結或附件,一些客戶會擔心夾帶檔案或不明連結(尤其是短連結),若要夾帶附件,要在內文說明該附件或連結為何,如: I’ve attached… Enclosed please find…

• 應言簡意賅、分段清楚,太長的內文會影響閱讀意願

• 遇到時間、電話時,應標明時差及國碼

• 避免過度宣傳,保持黃金比例: 40%銷售、60%分享產業資訊

• 可運用顏色設計EDM,但忌顏色過多,建議三種顏色以內即可

• 中文跟英文標點符號分開、全形半形不要混用

(延伸閱讀: EDM是什麼?EDM行銷發送小技巧一次告訴你!)

撰寫開發信完成後有什麼要注意的呢?

撰寫開發信完成後,可換位思考,從客戶角度出發,問自己這封開發信提出的優勢是否能吸引客戶呢? 再者,長年輔導中小企業寫開發信,我們留意到70%的未回覆郵件都沒有後續跟進,這很令人驚訝。很多外銷業務員在第一次沒有收到回覆後,內心萌生,「開發信直接被刪除」「開發信沒被打開」「開發信會騷擾到對方」「開發信讓對方不想理我」,這種想法常常會是阻礙國外業務繼續跟進的主要原因。

其實很多時候,只是客戶剛好沒有這個需求、太忙而忘了回覆。如果你持之以恆、堅持寫開發信,潛在客戶也會在收到多次開發信後,記住台灣有XXX廠商做XXX產品,下一次有新需求就會寫信詢問你!

記住這些前提建立在每次開發信的提交內容是對客戶有益,可學習到一個新產業趨勢、新產品功能解決某個客戶的痛點,他們才會逐漸加深對你的印象。

透過 【美佳能EDM群發系統】 讓你可以測試不同開發信內容,透過開信閱覽率及回覆率評估哪一個版本比較好後、持續優化開發信,藉此評估開發信效果。用已建好的EDM版本做編修,再用全自動化系統寄信,有效省下國外業務的開發時間。更多資訊歡迎詢問 美佳能國際

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