開發環節中，您可以用Google關鍵字、官網等方式讓潛在客戶搜尋到您，這屬於「被動行銷」，前面的文章我們也探討過架設外銷網站的優勢 (您可以參考這篇:開發客戶怎麼做?靠架設多國語系官網! 規劃多國語系官網六項須知!)，而發送開發信及電話開發則屬「主動行銷」，由我方主動出擊，對關鍵Keyman行銷，不過電話約訪中「說話的藝術」顯得格外重要，細部技巧也相對很多，讓我們來深入介紹一下電話約訪的內容與元素吧 !
(一)電話約訪前應準備事項
(1)相關名單:
相關潛在客戶名單的蒐集，您可以參考這篇: 外貿開發客戶終極懶人包，讓你一個月增加30個詢價！
(2)心情與立場:
不要以業務的角度去聯繫，把自己想像成顧問，抱持打這通電話可以解決廠商開發客戶難題的心態，相信自己所提供之服務一定能帶給客戶價值，即使客戶拒絕也不要否定自己、喪失鬥志；如果廠商不需要或不認同，也記得感謝他！
(3)設立目標:
根據產業，在電訪前放鬆心情，為自己設立目標如: 「我今天可以約訪到幾個客戶」；您也可以放一面鏡子隨時保持笑容，在電腦或辦公桌面，用便條紙寫下一個勵志話語，朝向目標前進，您也可以時刻調整目標，但別設立的太容易，而且循序增加難度，就像遊戲過關斬將一樣!
(4)了解自己的產品:
當您啟發潛在客戶，而對方開始有興趣想詢問時，最怕開發人員因不了解自身產品而支支吾吾，使得專業性瞬間降低，這樣讓顧客對您印象從「顧問」轉為「純銷售」而失去機會，所以了解自己的產品尤其重要! 建議把平常客戶常詢問的問題先做好QA秘笈，用英文寫好草稿，多念幾遍；若您準備好前述的事項，準備好Skype後，就開始過關斬將吧!
(二)電話約訪時應對注意事項
情境假設: 任職於A公司的Antonio，為電子公司資深的國外業務，為自身公司尋找合適的美國代理商
第一關 : 遇到總機如何應答
公司的總機接過無數的業務電話，為公司守門員，切勿耗費過多時間在總機上，通常總機的問題都大同小異，我們整理了以下最常遇到的狀況，要設法讓總機幫助你，轉接給對的窗口。並將寶貴的時間花在我們的目標TA放在採購、PM或工程師。
• 當沒 Keyman 時
| 總機: 您好，請問您找誰? 它們想聽到你快點說(我是誰、哪間公司、找誰/哪個部門的人) Antonio: 您好，我是A公司的Antonio，我找XX零件的採購 |
P.S有些公司部門各產品有不同的採購，盡量具體化那一分類產品比較好幫你轉接
總機若進一步追問時: 回答方向可以往試樣、寄樣品、報價單、訂單、貨款、提案、專案內容要調整去做回答，要讓自己聽起來像是一個已經在執行的專案，總機幫你轉接的機率就會高
| Antonio: 我們的新產品XX， 1.之前妳們的採購說希望能試樣，不過後來他就離職，當時他和我提到很急迫:所以我想知道是否有其他採購同仁窗口可以聯絡。 2.之前我們有寄一個規格書工程機構圖請採購確認是否還需要修改，不過後來他就離職，所以我想知道是否有其他採購同仁窗口可以聯絡。 3.之前我們有寄XX產品的報價單，裡面有一些交易付款條件想和採購再確認，不過後來他就離職，所以我想知道是否有其他採購同仁窗口可以聯絡。 |
• 當有 Keyman 時
| 總機: 您好，請問您找誰? Antonio: 您好，我是A公司的Antonio，我找 (該Keyman名)，我想和他確認本周線上會議時間 |
• 當 Keyman已經離職或沒這個人
| Antonio: 他之前有請我們寄一款樣品，後來就沒收到回信，可能他離職了，請問現在誰是他的職代呢? |
• 名單上有 Keyman 名字，但不一定是準 TA
您一樣能通過這個人去找到對的窗口
| Antonio: 請問這邊是負責XX零件的採購的窗口嗎? Keyman: 不是 Antonio: 好的，那不好意思請問一下，貴司是哪位同仁負責XX零件的採購呢? |
假設總機一直不願意轉接，可以嘗試先讓總機轉給銷售部門同事，再代由銷售部門幫你轉給採購部，通常銷售部門同事比較熱心、願意助人，也可能剛好他手上的案子就正在找XX產品，所以願意給新廠商一個機會，幫你轉介紹給採購。
第二關 : 遇到Keyman如何應答
當您過關斬將找到對的窗口，請先確認好電話那頭的人是對的窗口、職位後，你再開始提及我司的服務、優勢，接著可以詢問他們還有在尋找新廠商/是否有案子需評估報價嗎?
| Antonio:我從官網看到你們有在製作海外 XX 產品的外銷，我們的OO產品擁有多國認證、更是B、C、D大廠的專業OEM，更能解決坊間溫度過高的問題， (一樣將優勢簡而言之說出，要非常堅定說，不要有所停頓) 請問目前你們還滿意現有的供應商嗎? Keyman:還好，可以多了解 Antonio: (更進一步的介紹公司、產品優勢、認證、與競品比較等，但競品建議不要說出全名，可以用代稱) |
這時Antonio可以用反問的方式，一方面增加互動、另一方面更了解對方需求了解對方狀況後，若對方產生高度興趣，您可以開始試著做邀約的動作
| Antonio: 我們的產品仍有更多的優勢與功能，方便與您邀約(幾月幾號幾點)跟您線上視訊簡介我們的公司嗎? |
第三關:異議處理
| Keyman:我現在沒有專案 有時客戶只是對您不信任，才說沒有專案，可以藉由詢問客戶最近忙什麼專案，並探聽何時會有新的專案、投標或採購週期等，慢慢卸下對方防備心；若對方手上真的沒專案，您可中詢問對方的Whatsapp、Linkedin或Email，跟客戶說: 我司若有新的產品、技術也能即時分享資訊給他。 |
| Keyman:我不感興趣 Antonio:沒關係，我們也有一些客戶一開始對我司產品&服務不感興趣，後來發現我司產品可以幫助他們(我司的產品優勢能改善什麼?解決客戶的痛點…)，現在是我們長期配合的客戶了，若您XX時間有空，我可以將我司的優勢及做過一線廠的案例用ZOOM簡單花10分鐘與您報告，相信您一定能滿意我們的OEM服務。 |
| Keyman:我現在很忙 Antonio:我了解您很忙碌，請問您手邊有行事曆嗎?我們可以約XX時間與您視訊通話嗎? |
| Keyman:先把資料寄給我看 Antonio:好的，待會會將資料介紹寄給您，但文書資料上的說明比較難懂，或者我能跟您約XX時間與您視訊通話嗎? |
(延伸閱讀: 2022免費線上會議軟體功能比較(附圖表) – 商務會議、線上教學、親友聚會必備)
| Keyman:我有配合的供應商 Antonio:我相信依照貴司的規模，一定有許多長期配合的廠商，這也是我與您聯絡的原因，我司有信心能提供您更好的服務、更好的效率、更短的交貨時間、更低的MOQ及更快的回覆率，我們後續的配合一定能讓您非常滿意，我能跟您約XX時間與您視訊通話，向您報告我們與其他產品間的優勢差異化嗎? |
| Keyman:客戶不在位置上，客戶在開會 這時您可以向客戶的同事要Email，擇日再聯絡；不要留越洋電話，客戶不會以此聯繫；或者您也可以嘗試詢問看看，有沒有其他聯絡窗口。 |
第四關:細節詢問
Keyman可能會針對公司組織、架構、產品資訊、產地、價格做更進一步的搜尋，如同約訪前注意事項內容，您可以先請教公司資深前輩，客戶可能會詢問到的問題後回覆若遇到了您不熟諳的問題，可以訊問主管後再做回覆
| Antonio:我了解您的問題，這部分我幫您詢問主管，得知後將盡速回覆若遇到詢價，建議讓客戶更進一步認識自家服務後再行報價，您可邀約他見面/視訊，更進一步了解產品外，有許多方案可以選擇 |
(三)電話約訪後應對注意事項
簡單記錄剛剛的約訪狀況如: 時間/內容/通話時數/有無找到Keyman/機會多寡/何時再行聯絡，無論是否成功，不要將情緒帶到另一通開發電話，非常容易影響成效
(四)電話約訪整體注意事項
• 每個企業的上班時間不同，若以日班而言，該國的 9:30~11:30 及 14:00~16:30是黃金時間，不會有人想在接近中午/剛睡醒/準備下班時接到約訪電話
• 控制說話速度，並配合自己的靈機反應，最怕大腦跟不上說話停頓，機關槍或樹懶的速度
• 有抑揚頓挫的談吐及具內容涵養的說話方式最受企業青睞，可幽默詼諧但少腥羶色與汙穢言詞
• 遇到對方情緒比較激動或不開心的狀況，記得說請、謝謝、對不起，最能緩和對方且保有自己專業度的作法
• 切勿詆毀競品、針貶時事、宗教與政黨
• 如果Keyman在會議、不在位置上，可以向同事詢問Email或手機
小結
看完以上的注意事項，是否覺得電話約訪極具挑戰性呢?身為多年行銷與開發的我認為，電訪不僅能增進自己的臨場應變能力、也能更進一步了解對方的需求而優化自己的產品，美佳能國際 長期深根於B2B主動行銷開發，擁有多家台灣中小企業成功導入主動式開發的產業經驗，相信您熟悉以上的操作模式，您也能挖掘到新客戶，提高產品詢問率進而提升訂單轉換率!
