如何避免成為垃圾郵件7招完整教學 – 1篇帶你提升發信到達率

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如何避免成為垃圾郵件7招完整教學

內容大綱

垃圾郵件是什麼?

B2B企業主要溝通以郵件為主,身為專業的採購、PM、工程師,可能每天郵件都會塞滿了各式各樣廠商寄來的郵件。因此,為了提高工作效率,公司通常會有一套垃圾郵件篩選器來過濾垃圾郵件。

那垃圾郵件到底是什麼呢? 在國際上,針對「垃圾郵件」有相關名詞解釋和協議,來減少垃圾郵件的濫發,比如:

「垃圾郵件禁止法案」(CAN-SPAM Act):於美國2003年通過,旨在規範商業郵件的發送行為。該法案定義了垃圾郵件為「未經收件人同意、具有商業宣傳目的的郵件」,並要求發送者提供取消訂閱的機制,並禁止使用虛假或誤導性的主題、發件人信息和回覆地址。
「歐盟電子郵件隱私指令」(EU ePrivacy Directive):這是歐洲聯盟的一項指令,旨在保護個人隱私和數據保護。該指令要求在歐盟成員國境內發送商業郵件時,必須獲得收件人事先同意,並提供明確的取消訂閱機制。

看了上述相關法律協議,我們知道作為B2B業務、行銷人,由於我們沒有徵得收件人同意,發送各管道蒐集到的Email,本質上也被定義為垃圾郵件,因為我們沒有徵得收件人同意。但是,中小企業為了拓展更多生意,發送主動開發信還是必須的,而且當其他競爭者也寄,只有你沒寄,是不是就少了一個機會呢?

為了減少被收件人投訴的機會,以下幾種情況容易觸發垃圾郵件篩選器,我們在發開發信時一定要避免出現。另外,在EDM中一定要添加「Unsubscribe」按鈕,讓收件者在第一次收到你的信後,可選擇是否未來還想收到你的信 。如果,收件者直接回覆請把我移出名單,也千萬不要再反覆寄信給此收件者。我就真的遇過,信件沒有「Unsubscribe」,我回信給它們,但還是一直不斷寄信給我,非常困擾。真的遇到這種狀況,別擔心!直接封鎖寄件者IP和Email即可!

垃圾郵件-IP加為黑名單

▲把寄件者IP和信箱加為黑名單

為什麼郵件會被當成垃圾郵件

由於各公司的郵件服務商都有自己的垃圾郵件篩選器,我們寄信時應盡量避免下列注意事項,減少被當成垃圾郵件的機會:

(一) 垃圾郵件主題不當

❎主題包含問號或者感嘆號  “Do you want to have a meeting with me”

❎加入太多的個人情感語調,比如 “Did you get my quotation? Let me know!”

(延伸閱讀: 用一段話創造商機,提高客戶開信率! 撰寫開發信主旨時訣竅在這裡)

(二) 郵件內容出現大量垃圾郵件敏感詞

郵件內容含有明顯的廣告字比如促銷、免費、過度行銷、詐騙嫌疑和大量符號等。

EX(1) 易被誤會誘導詐騙的字

❎ 110%、Free、Sell、Sale、Low(est) price、Quote、Offer

❎ Discount、MOQ、Order now、Order ASAP、Make $

EX(2) 寫Dear Sir or Dear  

✅如果真的不知道人名,可以寫“產品”+職位 比如: Dear “RF connector” Sales Manager,

加上產品會讓收件人更知道如何幫你轉接給對的窗口。

EX(3) 圖片多文字少

❎圖像、GIF、GIPHY

✅圖片最多一張,不要超過500MB,想放更多圖,可以導回官網

❎不要只有圖片,而沒有文字

(三) 郵件內容格式不當

❎許多顔色和字體在電子郵件中

垃圾郵件-許多顔色和字體在電子郵件中

▲許多顔色和字體在電子郵件中

❎郵件含有多個連結,如企業網站、產品介紹

↪ 真的想要放上連結,一定要標註網址內容大綱,最多兩個連結

❎不相關或可疑的附件,大於1MB不要放。一般來說,附件裡面,PDF是最高安全級別,再來是Word、Excel,然後是JPG,另外壓縮檔.rar和.zip也很容易被判斷為垃圾郵件。

↪ 真的需要放連結,可以放在雲端,分享連結即可。

❎拼字錯誤

↪ 可以先用Chatgpt請AI幫你檢查拼字。 

(延伸閱讀: 寫開發信範本無頭緒嗎? 高回覆開發信範本就要這樣寫! )

(四) 短時間內發送同一郵件地址頻率過於頻繁

❎一周三次發送給同一個收件地址又未經授權

↪ 真的很想攻的大客戶,除了用EDM系統發,也可以搭配Outlook發,一個月發送一次即可,每次寄的內容一定要不一樣。

(五) 信箱伺服器被列為黑名單

如果用公司的信箱短時間大量發信,一定會很快被列為黑名單。如果真的要使用公司信箱發,最多一天不要寄超過200封行銷信;或是,使用專業第三方伺服器供應商的EDM發信系統,這樣就可以避免公司的信箱被客戶封鎖。

(六) IP地址被列為黑名單

IP地址就像是互聯網上每個電腦的家庭地址一樣。就像你們住在不同的房子裡,每台電腦也有一個特殊的地址,這個地址是由一串數字組成的。IP地址可以告訴電腦怎樣找到其他電腦,就像你通過電話號碼找到你的朋友一樣。

每台電腦都會被分配一個靜態IP地址時,此地址不會改變,除非裝上特殊VPN更改IP。因此如果垃圾郵件篩選器,注意到來自同一發件人IP,大量發送不同IP地址的電子郵件,它們可能就會阻止此類郵件。通常,專業第三方郵件伺服器供應商,會使用不同的IP去交替使用,降低避被封鎖的可能性。

(七) 不要用Gmail免費郵件寫行銷型郵件

不管是個人Gmail或是綁定企業網址的Gmail,都不太適合大量郵件行銷的工具。

根據我們的測試,Gmail伺服器供應商很常會被多家郵件伺服器供應商直接過濾掉或是直接進到垃圾信箱。因此不建議使用Gmail發行銷推廣信。

如何避免被當成垃圾郵件

上述提到的七點是最常被視為垃圾郵件的原因。因此,符合正規的寫信主旨、內容、寄送頻率、選擇專業伺服器供應商,都可以盡量避免被當成垃圾郵件。

(一) 電子郵件追蹤功能

做到垃圾郵件防範後,你一定會想那要如何知道自己的信是否有被收信人閱讀或是進入垃圾信箱? 目前所有的電子郵件伺服器供應商,都無法跟你保證寄送的信一定不會到對方的垃圾信箱,因為這牽扯到郵件隱私問題。如果它能告訴你,這可能已經涉嫌侵犯隱私囉!但如果是收件人主動標記你的信箱為垃圾郵件,我們就可以透過【電子郵件追蹤】功能知道!另外,我們也可以透過信件發送成功中的“被閱讀”、 “被點擊”,得知此封信件已被收件人打開。進而推知此封信沒進到垃圾郵件。

舉例以下我們的電子郵件追蹤功能,你可以看到#2的說明欄Sending Feedback,標記Mail Delivered but marked as trash,表示郵件已送達,但是被收件人標示為垃圾信箱,由此可知此封信件沒被打開,已經進入垃圾信箱。另外#6的說明欄顯示Fitered,表示我們的【Email 驗證工具】驗證此郵件地址為無效,因此不會寄給此收件地址。

垃圾郵件-電子郵件追蹤狀態

▲電子郵件追蹤狀態

(二) Email 驗證工具 – 無效郵件辨識

上一節我們提到系統的郵件驗證器可以驗證此郵件地址為無效,我們可以在寄信前就使用【Email 驗證工具】功能,按下【Verify Email】,先確認您蒐集到的信箱地址是有效的才寄出,大幅提高信件到達率。

如何查看垃圾郵件?

有時候業務可能會打給收件者,確認是否收到信。假設信件真的被視為垃圾信,可以從垃圾信箱去查找,將收件人郵箱地址加入「非垃圾郵件」即可。如果真的還是沒收到,也可以詢問IT或公司的郵件伺服器供應商去查詢是否被垃圾郵件篩選器擋掉了。

EDM郵件行銷系統

看完了以上詳細的【垃圾郵件篩選器條件】、【電子郵件追蹤】和【Email 驗證工具】功能,不旦降低被視為垃圾郵件的可能性,也幫助你提高信件到達率。

美佳能提供的EDM自動發信系統,可以一次發給上千名客戶,不旦不會影響你的郵件伺服器評分,也不用擔心使用我們的系統後,IP被擋或郵件被加入垃圾郵箱名單。我們更輔導多家製造商與貿易商,執行主動出擊的【EDM電子郵件行銷】,歡迎預約系統了解更多。

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